Bớt bận mà kết quả vẫn tốt: ba ý tui nhặt từ Tim Ferriss

Sáng dậy, điện thoại đã đầy tin nhắn công việc. Cả ngày chạy không nghỉ, tối về vẫn trả lời khách và sếp. Cuối tuần thì làm nốt báo cáo, báo giá còn dang dở.

Rồi nhìn sang những người ta cho là thành công, bạn tự hỏi: sao họ vẫn có thời gian cà phê, chơi thể thao, đi chơi, mà kết quả vẫn tốt? Khoảng ba năm trước tui cũng ở đúng cảm giác đó, và tui đã tìm được một câu trả lời đỡ nặng đầu hơn. Một phần của nó đến từ Tim Ferriss.

#Tim Ferriss là ai

Ông là tác giả nhiều sách bán chạy, nổi nhất là "The 4-Hour Workweek" (2007), sau đó là "The 4-Hour Body", "The 4-Hour Chef", "Tools of Titans" và "Tribe of Mentors". Triết lý chung: làm ít việc hơn nhưng đúng việc hơn, để có thêm tự do.

Bài này là góc nhìn tui nhặt ra được từ triết lý đó, kèm cách áp dụng, chứ không phải bản tóm tắt sách.

#Vì sao ta luôn thấy thiếu thời gian

Môi trường làm việc hiện nay có vài thứ khiến ta luôn trong tình trạng thiếu giờ:

• Tư duy "luôn sẵn sàng" 24/7 qua tin nhắn.
• Họp liên tục, thường kéo dài.
• Việc gấp, đột xuất xuất hiện thường xuyên.
• Ranh giới giữa việc và đời sống cá nhân mờ đi.
• Khó từ chối yêu cầu của người khác.

Ferriss có ý rằng bận rộn nhiều khi là một dạng lười: lười suy nghĩ, rồi hành động tán loạn. Mình cứ phản ứng với tin nhắn của người khác và quên mất nhiệm vụ chính của chính mình. Câu này nghe hơi đau, nhưng đúng với tui ở nhiều giai đoạn.

#Ý 1: Pareto, tập trung vào 20% việc quan trọng

Nguyên tắc 80/20 nói rằng khoảng 80% kết quả đến từ khoảng 20% nỗ lực. Ví dụ dễ thấy:

• Kinh doanh online: phần lớn doanh số thường đến từ nhóm nhỏ khách thân thiết.
• Công việc văn phòng: phần lớn thành quả đến từ vài nhiệm vụ trọng điểm.
• Bán hàng: vài sản phẩm chủ lực kéo phần lớn kết quả.

Cách làm: dành 30 phút cuối tuần, liệt kê hết việc tuần qua, đánh dấu việc thực sự tạo kết quả, rồi tìm ra những việc tốn nhiều thời gian mà hiệu quả thấp. Nếu làm văn phòng, trao đổi với sếp xem việc nào thực sự quan trọng và đề xuất dồn sức vào đó. Nếu kinh doanh, nhìn nhóm khách mang lại phần lớn kết quả và chăm họ trước.

#Ý 2: Deadline bất khả thi do chính mình đặt

Môi trường đã quen với hạn chót gấp. Thay vì chờ bị giao, hãy chủ động đặt một hạn chót ngắn hơn cho bản thân. Được giao báo cáo trong 3 ngày, thử đặt mục tiêu xong trong 1 ngày. Báo với đồng nghiệp rằng bạn cần tập trung ngày đó, và tắt thông báo.

Hạn chót ngắn buộc bạn bỏ bớt phần thừa, chỉ giữ phần cốt lõi. Khi bạn đã quen, thời gian dư ra là của bạn.

Không phải ngày nào cũng đầy thì mới là chăm chỉ.

#Ý 3: Ranh giới và việc nhỏ lặp lại

Phần còn lại tui muốn nhắc ngắn: trả lời tin nhắn theo khung giờ, bớt họp không cần mặt mình, và học cách từ chối nhẹ nhàng. Bản gốc tui viết còn nhiều ví dụ, nhưng nếu chỉ làm được một điều, hãy làm bài tập 30 phút ở trên.

#Vì sao bài tập 30 phút lại quan trọng

Hầu hết chúng ta không có thời gian để nhìn lại công việc, vì bận quá. Chính vì vậy bài tập 30 phút cuối tuần mới có sức nặng: nó là lần duy nhất trong tuần bạn bước ra khỏi guồng quay để nhìn nó từ ngoài.

Khi liệt kê, bạn sẽ thấy vài việc ngốn rất nhiều giờ mà chẳng ai hỏi tới kết quả. Đó là ứng viên để bỏ, gộp hoặc giao lại. Bạn cũng sẽ thấy vài việc nhỏ lại là nguồn kết quả chính. Đó là việc cần bảo vệ giờ giấc.

Nếu bạn làm văn phòng, đừng lo việc này sẽ khiến mình bị nghĩ là lười. Mang danh sách đó trao đổi với sếp theo hướng "em muốn tập trung vào việc quan trọng nhất" thường được đón nhận tốt hơn bạn nghĩ. Và nếu bạn kinh doanh, bài tập này cũng là bước đầu để biết nhóm khách và sản phẩm nào đáng đầu tư thời gian nhất.